Acolhida e informação
- O coordenador recebe os responsáveis pelas equipes e os treinadores-educadores.
- Antes do início das atividades, o coordenador informa às equipes a respeito da organização dos campos, do revezamento das equipes e da duração de cada estação.
- Cada responsável de equipe deve receber um plano da organização dos campos/estações e do revezamento das equipes para garantir que o festival transcorra corretamente.
- O coordenador deve destacar as regras do jogo limpo, dentro e fora do campo, referindo-se principalmente aos pais e a outros adultos.
- Organização de logística (material, água, distribuição das equipes, etc).
- Ensaio do festival.
